Chi phí may mẫu balo là bao nhiêu? 5 điều doanh nghiệp B2B cần biết

Chào bạn. Nếu bạn đang làm ở bộ phận thu mua (Purchasing) hoặc nhân sự, và được sếp giao nhiệm vụ tìm xưởng đặt 500 cái balo làm quà tặng cuối năm. Bạn liên hệ vài xưởng, họ gửi báo giá. Mọi thứ có vẻ ổn cho đến khi bạn yêu cầu làm một chiếc balo mẫu để duyệt. Xưởng báo bạn phải đóng một khoản tiền.

Lúc này, bạn và sếp bắt đầu thắc mắc. Tại sao đặt số lượng lớn mà xưởng không làm mẫu miễn phí? Khi làm việc với xưởng, câu hỏi đầu tiên mọi người thường hỏi là chi phí may mẫu balo tốn bao nhiêu tiền. Và làm sao để khoản tiền này không bị lãng phí?

Mình làm việc trực tiếp tại xưởng sản xuất Yến Đào. Bài viết này mình sẽ nói thẳng thắn về những chi phí ngầm trong ngành may mặc. Mình không dùng từ ngữ quảng cáo hoa mỹ. Mình chỉ bóc tách sự thật để bạn dễ dàng làm việc với sếp và đàm phán với xưởng.

Tại sao xưởng lại thu tiền để làm một chiếc balo mẫu?

Nhiều khách hàng nghĩ rằng: “May một cái balo thì tốn mấy đồng vải đâu, xưởng làm miễn phí cho khách xem, khách ưng thì khách đặt 1000 cái”.

Thực tế trong xưởng may lại hoàn toàn khác. May 1 chiếc balo mẫu đôi khi tốn công sức và chi phí hơn cả việc may 100 chiếc trên dây chuyền đại trà. Dưới đây là những khoản xưởng phải chi ra để làm mẫu cho bạn:

Chi phí lên rập (Pattern making) Bạn gửi cho xưởng một tấm hình trên mạng hoặc một bản vẽ thiết kế. Để vải biến thành cái balo đó, thợ thiết kế phải ngồi vẽ rập (bản vẽ kỹ thuật bóc tách từng mảnh vải). Một chiếc balo cơ bản có khoảng 15-20 mảnh rập. Balo nhiều ngăn có thể lên tới 40 mảnh. Thợ rập phải ngồi tính toán tỉ lệ, cắt giấy, test thử xem ráp lại có khớp không. Công đoạn này mất nguyên một ngày làm việc của một thợ kỹ thuật bậc cao.

Chi phí mua vật tư lẻ Khi xưởng sản xuất đại trà, họ mua vải theo cuộn (hàng ngàn mét), mua khóa kéo theo thùng. Giá cực kỳ rẻ. Nhưng khi làm 1 chiếc mẫu cho bạn, xưởng phải chạy ra chợ phụ liệu để cắt 1 mét vải, mua 2 cái củ khóa, 1 mét dây đai. Giá mua lẻ ngoài chợ đắt gấp 3-4 lần giá sỉ. Chưa kể thời gian thợ phải xách xe đi tìm đúng cái màu vải mà công ty bạn yêu cầu.

Chi phí in ấn logo Đây là khoản tốn kém nhất. Để in logo công ty bạn lên 1 cái túi mẫu bằng phương pháp in lụa, xưởng in phải xuất phim, phơi bản và lên một khung lụa hoàn chỉnh. Chi phí làm khung này cố định dù in 1 cái hay 1000 cái. Tiền làm khung in lụa thường rơi vào khoảng 150.000đ đến 300.000đ tùy số lượng màu.

Chi phí dừng chuyền may Thợ may mẫu là những thợ cứng tay nhất xưởng. Thay vì ngồi đạp máy ra hàng loạt sản phẩm quen thuộc để tính lương khoán, họ phải dừng lại. Họ phải đọc bản vẽ mới, chỉnh lại máy, đổi chỉ may, và may cẩn thận từng đường kim mũi chỉ cho một cái balo chưa từng làm bao giờ. Quá trình này mất rất nhiều thời gian.

Gộp tất cả những thứ đó lại, bạn sẽ hiểu giá làm mẫu balo không phải là xưởng cố tình thu thêm để lấy lãi. Đó chỉ là mức phí cơ bản để bù đắp tiền công và vật tư. Xưởng thu phí này cũng để lọc những khách hàng thực sự có nhu cầu đặt hàng, tránh trường hợp khách bảo làm mẫu xong rồi cầm balo đi mất hút.

Bảng chi phí may mẫu balo trung bình trên thị trường

Khoản tiền này không cố định. Nó phụ thuộc hoàn toàn vào cái balo bạn muốn làm. Dưới đây là mức giá mặt bằng chung trên thị trường gia công B2B hiện nay để bạn dễ hình dung và làm dự toán ngân sách:

Nhóm 1: Các mẫu đơn giản (Túi tote, Balo dây rút, Balo mầm non cơ bản)

• Mức phí dao động: 300.000 VNĐ – 500.000 VNĐ.
• Lý do: Rập đơn giản, ít chi tiết, thợ may nhanh trong nửa ngày là xong. In ấn logo cũng ít phức tạp.

Nhóm 2: Balo đi học, Balo laptop tiêu chuẩn

• Mức phí dao động: 500.000 VNĐ – 800.000 VNĐ.
• Lý do: Đây là các mẫu doanh nghiệp hay đặt nhất. Balo có ngăn chống sốc, có quai đeo đệm mút, lót vải dù bên trong. Khâu làm rập và may ráp tốn khoảng 1 đến 2 ngày.

Nhóm 3: Balo thiết kế phức tạp, Balo phượt, Balo thời trang cao cấp

• Mức phí dao động: 1.000.000 VNĐ – 1.500.000 VNĐ (thậm chí cao hơn).
• Lý do: Mẫu này có rất nhiều túi hộp nổi 3D, phối da PU, dùng nhiều loại phụ kiện kim loại hiếm, đệm lưng tổ ong đúc nguyên khối. Xưởng phải tốn rất nhiều công đi săn lùng phụ kiện lẻ cho giống với bản vẽ của bạn. Thợ phải may rất kỹ để form balo đứng dáng.

Các yếu tố quyết định phí may mẫu balo theo yêu cầu

Tại sao cùng một cái balo, xưởng A báo phí mẫu 500k, xưởng B lại báo 800k? Khi đó bạn cần xem xét các yếu tố cấu thành phí may mẫu balo theo yêu cầu. Có 3 thứ tác động mạnh nhất:

Đầu tiên là Logo. Nếu bạn chỉ yêu cầu xưởng may lên phom dáng để xem chất vải và đường chỉ (không cần in logo), phí sẽ rất rẻ. Nhưng nếu bạn bắt buộc phải có logo công ty in đủ màu lên mặt trước, xưởng phải chịu thêm tiền lên khuôn in. Nếu logo của bạn phức tạp, đòi hỏi phải thêu vi tính hoặc đính tem kim loại dập chìm, chi phí làm mẫu sẽ đội lên thêm vài trăm nghìn.

Thứ hai là Sự thay đổi trong quá trình làm. Xưởng đã may xong cái balo như bạn yêu cầu. Nhưng bạn xem xong lại bảo: “Chị muốn đổi cái túi trước to ra 2 phân, chị muốn đổi khóa kéo từ màu đen sang màu đỏ”. Lúc này xưởng phải vứt cái rập cũ, vẽ lại rập mới, đi mua lại khóa kéo và may lại từ đầu. Thường thì xưởng sẽ hỗ trợ chỉnh sửa nhỏ miễn phí. Nhưng nếu thay đổi kết cấu quá nhiều, xưởng buộc phải thu thêm phí làm lại mẫu lần 2.

Thứ ba là Vật tư đặc dụng. Nếu bạn chọn chất liệu có sẵn trong kho xưởng như vải dù 420D, vải Oxford 900D thì không tốn kém. Nhưng bạn lại yêu cầu dùng một loại vải nhập khẩu chống cháy, hoặc một màu xanh xám pha trộn theo đúng mã màu nhận diện thương hiệu. Xưởng không có sẵn, họ phải đi lùng mua ở chợ vải hoặc đặt mua từ nước ngoài gửi về 1 mét. Tiền mẫu chắc chắn sẽ rất cao.

Thực tế, chi phí may mẫu balo phụ thuộc rất nhiều vào độ phức tạp của những yêu cầu này. Bạn càng yêu cầu tinh xảo, xưởng càng tốn thời gian hoàn thiện.

Chi phí thiết kế mẫu balo riêng có đáng tiền không?

Trong quá trình làm việc, xưởng thường đưa cho bạn 2 lựa chọn. Một là chọn các mẫu có sẵn trong kho rập của xưởng, xưởng chỉ việc may lại màu vải bạn thích và in logo. Hai là bạn tự vẽ ra một thiết kế hoàn toàn mới, chưa từng có trên thị trường.

Tùy chọn thứ hai sẽ phát sinh chi phí thiết kế mẫu balo riêng. Mức phí này cao vì xưởng phải thiết kế rập từ con số không. Vậy nó có đáng không?

Câu trả lời là đáng, nếu công ty bạn làm trong ngành thời trang, hoặc bạn muốn bán lẻ dòng balo mang thương hiệu cá nhân (Local brand). Một thiết kế độc quyền giúp sản phẩm của bạn không bị đụng hàng, khách hàng dễ dàng nhận diện và bạn có thể bán với giá cao hơn.

Nhưng nếu bạn chỉ là một doanh nghiệp cần balo để tặng kèm sản phẩm, làm khuyến mãi hoặc tặng công nhân viên. Mình khuyên bạn nên chọn các phom dáng có sẵn của xưởng. Xưởng Yến Đào có hàng trăm mẫu balo laptop, balo thể thao đã được tối ưu đường may, đảm bảo chống đứt quai, tải trọng tốt. Bạn chỉ cần yêu cầu xưởng phối lại màu vải theo đúng màu logo công ty là đã có một chiếc balo rất đẹp. Việc này giúp bạn tiết kiệm hoàn toàn tiền thiết kế rập mới, thời gian làm mẫu nhanh hơn và giá sản xuất đại trà cũng rẻ hơn do thợ đã quen tay.

Tại sao bạn tuyệt đối không nên bỏ qua khâu may mẫu?

Nhiều bạn thu mua bị sếp ép ngân sách. Thấy tốn 1 triệu tiền làm mẫu xót quá, nên bảo xưởng: “Thôi em lên bản vẽ 3D trên máy tính chị duyệt là được rồi, không cần may mẫu thật đâu, cứ thế cắt vải may 1000 cái đi”.

Đây là sai lầm chí mạng. Balo là sản phẩm thời trang và công năng, bạn không thể duyệt qua màn hình máy tính được.

• Hình 3D không cho bạn biết chất vải đó sờ vào dày hay mỏng.
• Hình 3D không cho bạn biết cái khóa kéo khi kéo thực tế nó trơn tru hay bị rít.
• Hình 3D không cho bạn biết cái mút đệm lưng khi đeo lên có êm không, hay là cứng ngắc đâm vào lưng.
• Và quan trọng nhất, hình 3D không kiểm tra được độ chịu lực. Bạn phải cầm cái balo thật, nhét cục gạch 5kg vào xách lên xem đường chỉ ở quai có bị tưa ra không.

Bỏ ra vài trăm nghìn làm mẫu là bạn đang mua bảo hiểm cho lô hàng trị giá hàng trăm triệu đồng của công ty. Bạn có cái balo thật đưa cho sếp xem, sếp xách thử, sếp gật đầu. Hai bên ký tên lên cái balo mẫu đó làm niêm phong. Sau này xưởng giao 1000 cái hàng loạt, bạn cứ lấy cái balo niêm phong đó ra đối chiếu. Sai vải, sai kích thước, khóa dỏm hơn là bạn bắt xưởng đền hợp đồng. Làm việc như vậy rất rõ ràng và không bên nào cãi nhau được.

Cách lấy lại chi phí may mẫu balo khi đặt hàng tại xưởng Yến Đào

Bây giờ mình sẽ chia sẻ một quy luật ngầm trong ngành gia công may mặc. Hầu hết các xưởng uy tín đều không lấy tiền làm mẫu của khách hàng B2B làm lợi nhuận. Khoản tiền đó thực chất chỉ là “tiền cọc thiện chí”.

Tại xưởng may Yến Đào, chính sách làm mẫu diễn ra rất sòng phẳng.

Khi bạn đồng ý làm mẫu, bạn thanh toán phí (ví dụ 500.000đ). Xưởng sẽ dồn lực làm một chiếc balo hoàn chỉnh, đẹp nhất gửi đến tận văn phòng bạn. Bạn đem cho sếp duyệt. Sếp ưng ý. Công ty bạn chốt hợp đồng đặt sản xuất 500 cái.

Lúc này, trên hợp đồng sản xuất đại trà, xưởng Yến Đào sẽ tự động trừ lại 100% số tiền 500.000đ đó vào tổng giá trị đơn hàng.

Điều này có nghĩa là, nếu bạn thực sự đặt hàng sản xuất, bạn hoàn toàn được may mẫu MIỄN PHÍ. Khoản phí ban đầu chỉ là để xưởng chắc chắn rằng bạn là khách hàng doanh nghiệp thực thụ, chứ không phải một cá nhân lấy cớ đặt sỉ để lừa xưởng may cho mình một chiếc balo thiết kế riêng với giá rẻ bèo.

Cách thức hoàn tiền này được ghi rõ ràng trong hợp đồng, giúp các bạn thu mua dễ dàng giải trình với bộ phận kế toán và sếp của mình.

Cách đàm phán với sếp về khoản tiền làm mẫu

Nhiều bạn nhân sự gặp khó khi sếp không chịu chi tiền làm mẫu. Sếp nói: “Chưa biết nó làm ăn thế nào mà đã bắt đóng tiền. Bắt nó làm cái mẫu xem thử, đẹp thì mình đặt số lượng lớn”.

Bạn đừng đứng giữa chịu trận. Hãy giải thích cho sếp hiểu những vấn đề mình vừa phân tích ở trên. Bạn có thể nói với sếp theo cách này:

“Sếp ạ, xưởng họ phải vẽ rập mới, mua vật tư lẻ và lên khuôn in logo riêng cho công ty mình nên họ cần thu phí để bù đắp vật tư. Khoản này chỉ là tiền cọc thiện chí thôi. Nếu sếp duyệt mẫu ok và mình ký hợp đồng đặt đại trà, xưởng sẽ trừ thẳng số tiền này vào đơn hàng. Tính ra công ty mình vẫn được miễn phí làm mẫu. Mình cứ chi trước vài trăm nghìn để sờ tận tay chất lượng vải, lỡ họ may dỏm thì mình bỏ, còn hơn là nhắm mắt ký đơn 100 triệu rồi nhận về hàng lỗi không phát cho nhân viên được.”

Nói rõ ràng và hợp lý như vậy, sếp nào cũng sẽ hiểu và duyệt chi cho bạn.

Quy trình làm việc tinh gọn tại xưởng Yến Đào

Để bạn dễ hình dung, mình tóm tắt lại các bước làm việc từ khi tiếp nhận thông tin đến khi chốt mẫu tại xưởng Yến Đào:

1. Tiếp nhận yêu cầu: Bạn gửi hình ảnh mẫu balo, hoặc chọn mẫu trên website của Yến Đào. Cung cấp số lượng cần làm (ví dụ: 300 cái) và ngân sách dự kiến (ví dụ: 200.000đ/cái).
2. Tư vấn và báo giá: Yến Đào bóc tách chi phí. Nếu ngân sách bạn thấp, xưởng sẽ tư vấn giảm bớt ngăn phụ, đổi khóa kéo để vừa ngân sách mà vẫn giữ được độ bền. Xưởng gửi báo giá sản xuất đại trà và báo phí làm mẫu.
3. Làm mẫu vật lý: Nhận tiền cọc làm mẫu. Xưởng tiến hành vẽ rập, mua vải, in logo. Sau 3-5 ngày, mẫu hoàn thiện được gửi hỏa tốc đến văn phòng bạn.
4. Chỉnh sửa (Nếu có): Bạn xem mẫu. Nếu cần chỉnh sửa nhỏ (như nối dài quai, dời vị trí logo), xưởng sẽ ghi nhận và điều chỉnh lại.
5. Ký hợp đồng và hoàn tiền: Bạn chốt mẫu cuối cùng. Hai bên ký hợp đồng đại trà. Yến Đào trừ khoản tiền cọc mẫu vào đơn hàng và tiến hành sản xuất hàng loạt.

Làm việc minh bạch, nói rõ ngay từ đầu là cách Yến Đào xây dựng niềm tin với hàng ngàn đối tác B2B trong suốt những năm qua. Bọn mình không thích hứa hẹn làm miễn phí rồi sau đó cộng ngầm chi phí đó vào giá thành sản phẩm đại trà.

Đừng nhìn chi phí may mẫu balo như một khoản phí vô lý hay một sự làm khó từ phía nhà sản xuất. Hãy coi nó là một bước đệm an toàn, một khoản bảo hiểm để đảm bảo rằng bạn và công ty sẽ nhận được hàng trăm, hàng ngàn chiếc balo sắc nét, đúng phom dáng và chất liệu như mong muốn.

Hy vọng bài viết này đã giải đáp được những thắc mắc ngầm trong ngành gia công bao bì. Khi bạn đã hiểu rõ bản chất của việc lên rập, mua phụ liệu lẻ và in ấn, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều khi làm việc với các xưởng may.

Nếu công ty bạn đang có kế hoạch tìm xưởng sản xuất trực tiếp, không qua các bên trung gian thương mại, hãy liên hệ với Yến Đào. Gửi yêu cầu của bạn cho chúng tôi, chúng tôi sẽ báo giá sỉ tận gốc và hỗ trợ bạn làm mẫu một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp nhất.